Regulamin IX Ogólnopolskiej Konferencji Naukowo-Szkoleniowej
„Wsparcie Psychologiczne w Ratownictwie Medycznym”

Miejsce: Hotel Lamberton, ul. Poznańska 492, 05-850 Ołtarzew

Termin: 6-7 listopada 2024 r.

Organizator: Lotnicze Pogotowie Ratunkowe (ul. Księżycowa 5, 01-934 Warszawa)

Uczestnicy konferencji: pracownicy systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego i jednostek współpracujących z systemem

Zakres programowy obejmuje zagadnienia dotyczące psychologii i ratownictwa medycznego

Realizacja treści programowych konferencji obejmuje: wykłady.

Czas realizacji konferencji – zgodnie z właściwym programem; wykłady – 7:45 h.

Liczba uczestników: ok. 150-200 osób.

Organizacja konferencji:

  1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest terminowe przesłanie formularza zgłoszeniowego i uiszczenie opłaty, a ostatecznym potwierdzeniem otrzymanie e-maila od organizatora informującego o przyjęciu zgłoszenia.
  2. Na miejsce konferencji uczestnik dojeżdża we własnym zakresie. Organizator nie  pokrywa kosztów podróży.
  3. Organizator zapewnia zrealizowanie zakresu tematycznego konferencji przez wykwalifikowaną kadrę z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym i praktycznym doświadczeniem z zakresu prowadzonego wykładu.
  4. Organizator zapewnia podczas konferencji odpowiednio przystosowaną salę dla wszystkich Uczestników.
  5. Organizator informuje, że konferencja będzie rejestrowana poprzez utrwalenie jej przebiegu w formie dokumentacji zdjęciowej. Fotografie mogą być prezentowane na stronach internetowych Organizatora oraz w materiałach promocyjnych, jak również są formą udokumentowania zorganizowanej konferencji. Wydarzenie jest również propagowane w mediach społecznościowych, więc wizerunek może być publikowany w mediach elektronicznych.
  6. Uczestnicy otrzymają materiały konferencyjne, a na zakończenie konferencji każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa.
  7. Organizator ma prawo odwołać konferencję w przypadku zgłoszenia zbyt małej liczby uczestników lub z innego niezależnego od Organizatora powodu.
  8. Organizator ma prawo do modyfikacji programu konferencji.
  9. Uczestnik przez cały czas trwania konferencji ma obowiązek nosić przypięty w widocznym miejscu identyfikator, który otrzyma w punkcie rejestracyjnym.
  10. Uczestnik podczas wydarzenia edukacyjnego ma obowiązek stosować się do zaleceń Organizatora oraz zasad obowiązujących w hotelu Lamberton.
  11. W ramach opłaty rejestracyjnej uczestnicy mają zapewniony lunch, kolację grillową,
    a także przerwy kawowe. Dla uczestników zainteresowanych noclegiem istnieje dodatkowa możliwość zakupienia za pośrednictwem Organizatora usługi hotelowej, w wersji ze śniadaniem (w zależności od wybranej opcji koszt tej usługi jest różny).
  12. Dostępny jest bezpłatny parking dla wszystkich gości hotelowych i konferencyjnych.

REGULAMIN UCZESTNICTWA

Uczestnik konferencji wypełniając i przesyłając formularz zgłoszenia, jednocześnie akceptuje warunki udziału w konferencji oraz zapisy regulaminu uczestnictwa, a w tym:

  1. Wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym, przez Lotnicze Pogotowie Ratunkowe oraz inne upoważnione przez Organizatora podmioty, w celach związanych z organizacją i udziałem w konferencji, zgodnie z Ustawą z dnia 10.05.2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 poz. 1000 z póżn. zm.) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.
  2. Jednocześnie Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Organizator jest Administratorem Danych i że przysługuje mu prawo wglądu do swoich danych osobowych i ich poprawiania. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale jest warunkiem udziału w wydarzeniu edukacyjnym.
  3. Wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku przez Organizatora lub inne osoby na zlecenie Organizatora, w tym zwielokrotnianie wszelkimi technikami, rozpowszechnianie i publikowanie w prasie, broszurach, ulotkach, mediach elektronicznych w związku z organizacją, udziałem, relacjonowaniem przebiegu i dokumentowaniem Konferencji. Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolna.
  4. Organizator informuje, że zgoda Uczestnika może być cofnięta w dowolnym momencie, a wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  5. Akceptuje klauzulę informacyjną Administratora zarówno w zakresie rekrutacji na wydarzenie edukacyjne jak i do udziału bezpośrednio w konferencji.
  6. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zakazu nagrywania zajęć dydaktycznych w czasie wydarzenia edukacyjnego  za pośrednictwem telefonów, kamer, dyktafonów, oprogramowania komputerowego i w jakiejkolwiek innej formie, bez pisemnej zgody Organizatora.
  7. Materiały szkoleniowe i konferencyjne, które Uczestnik otrzymuje podczas szkolenia, wręczane są na potrzeby edukacyjne i nie mogą być powielane i rozpowszechniane bez pisemnej zgody Organizatora.
  8. Doba hotelowa obowiązuje od godziny 14:00 w dniu przyjazdu do godz. 11:00 w dniu wyjazdu.
  9. Na terenie hotelu obowiązuje zakaz spożywania wszelkiego alkoholu niezakupionego w hotelu. W przypadku naruszenia powyższego zakazu uczestnik zobowiązany będzie do zapłaty kary w wysokości 500,00 zł za każdy stwierdzony przypadek.

Polityka prywatności i ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) (Dz. Urz. UE L 119/1) wskazujemy, że:

  1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Dyrektor Lotniczego Pogotowia Ratunkowego z siedzibą w Warszawie (01-934) przy ul. Księżycowej 5, tel. (22) 22 999 931, sekretariat@lpr.com.pl. 
  2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Księżycowa 5, 01-934 Warszawa lub e-mail: iod@lpr.com.pl.
  3. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO w celach wynikających z organizacji i uczestnictwa w konferencji (wydarzeniu edukacyjnym).  Państwa udział jest oparty na wyrażonej zgodzie w oparciu o art. 6 ust . 1 lit a RODO.  Podanie danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.
  4. Pana/Pani dane osobowe, w zakresie wizerunku będą przetwarzane zgodnie z RODO w celu dokumentacji i informowania o działalności podmiotu oraz publikacji Pana/Pani wizerunku w celach promocyjnych Organizatora w postaci nagrań lub fotografii na stronie internetowej LPR (www.lpr.com.pl), jak również w celach promocyjnych LPR na podstawie zgody w oparciu o art. 6 ust 1 lit a RODO.
  5. Pana/Pani dane osobowe wskazane powyżej w pkt 3 i 4 będą przechowywane przez okres prowadzonych działań edukacyjnych i organizacyjnych wydarzenia oraz
    w okresie archiwizacji zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia
    18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, bądź do czasu wycofania przez Pana/Panią zgody na przetwarzanie
    w tym celu z uwzględnieniem, że emisja w ogólnodostępnych formach publikacji nie jest ograniczona czasowo i terytorialnie (FB, YouTube).
  6. Dane osobowe osób zgłaszających się za pośrednictwem formularza kontaktowego  przetwarzane będą zgodnie z RODO, w celu skontaktowania się ze Zgłaszającym, przesłaniem zgłoszenia, udzieleniem odpowiedzi na zapytania oraz uwagi w oparciu o art. 6 ust 1 lit f RODO-prawnie uzasadniony interes Administratora.
  7. Udział Państwa w konferencji jest dobrowolny, a przetwarzanie danych jest prowadzone w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora zgodnie z art. 6 ust 1 lit f RODO w  celu zorganizowania i zrealizowania wydarzenia edukacyjnego.
  8. W każdym wypadku na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO przetwarzanie może być prowadzone w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na kontakcie z Panem/Panią w celu ustalenia ewentualnych roszczeń, ochronie osób i mienia należącego do Administratora.
  9. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby upoważnione (pracownicy, współpracownicy) przez Administratora oraz podmioty przetwarzające w imieniu Administratora danych, w szczególności: dostawcy zewnętrznych systemów teleinformatycznych, wspomagających działalność.
  10. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) Mając jednak na uwadze świadczenie przez podmioty z nami współpracujące, przy realizacji wsparcia usług teleinformatycznych  oraz infrastruktury IT czy korzystanie z FB, może spowodować przekazywanie danych poza obszar EOG. Dane będą należycie chronione w oparciu o certyfikaty privacy shield stosowane przez odbiorców danych.  
  11. Przysługuje Panu/Pani prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Państwa, dotyczących ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Prawo można zrealizować osobiście, korespondencyjnie lub na adres mailowy wskazany powyżej w pkt 1.
  12. Przysługuje Panu/Pani prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie. Prawo można zrealizować osobiście, korespondencyjnie lub na adres mailowy wskazany powyżej w pkt 1.
  13. Na działania Administratora przysługuje Panu/Pani skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  14. W stosunku do Państwa nie będą podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Dane będą przetwarzane w formie tradycyjnej i elektronicznej.
  15. Administrator danych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Punkty edukacyjne:

Ratownikom medycznym zostanie przyznanych 10 punktów edukacyjnych.

Opłata za uczestnictwo:

Wysokość opłaty za uczestnictwo w konferencji uzależniona jest od celu jej odbycia lub źródła finansowania. Jeżeli służy ona kształceniu lub przekwalifikowaniu zawodowemu lub w przynajmniej 70 % finansowana jest ze środków publicznych, wówczas uczestnik korzysta ze zwolnienia z VAT. W pozostałych przypadkach doliczana jest stawka VAT 23 %.  

  • 709,71 zł brutto lub 577,00 zł netto dla uczestników zwolnionych z VAT i zawiera:
    –  dwudniowy udział w konferencji,
    – certyfikat,
    – wyżywienie: w dniu 6.11.2024 r. (obiad, przerwę kawową, kolację);
                            w dniu 7.11.2024 r. (przerwę kawową).

    Świadczenia dodatkowe:
    Istnieje możliwość zarezerwowania noclegu za pośrednictwem Organizatora. Koszt noclegu brutto wynosi:
  • 122,40 zł  – zakwaterowanie ze śniadaniem w pokoju 3-os.;
  • 162,00 zł  – zakwaterowanie ze śniadaniem w pokoju 2-os.;
  • 270,00 zł  – zakwaterowanie ze śniadaniem w pokoju 1-os.

Warunkiem rezerwacji pokoju 2- lub 3-osobowego jest wskazanie pozostałych lokatorów do pokoju i uiszczenie przez nich opłaty.

Lekarze, ratownicy medyczni, pielęgniarki i dyspozytorzy medyczni są uprawnieni do otrzymania faktury z podatkiem VAT “zw.” za udział w konferencji.

Wszystkie osoby nieposiadające ww. statusu (np. przedstawiciele administracji medycznej itp.) zobligowane są do uiszczenia kwoty brutto

LUB

złożenia oświadczenia o finansowaniu szkolenia w przynajmniej 70 % ze środków publicznych w myśl zapisów art. 5 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz art. 43 ust. 1 pkt. 29 lit. c) ustawy o podatku od towarów i usług z dnia
11 marca 2004 r. oraz §13 ust. 1 pkt. 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. – oświadczenie należy pobrać ze strony konferencji i po podpisaniu przez uprawnioną osobę przesłać skan na adres: j.sochacka@lpr.com.pl.

Warunki płatności:

Płatność za udział w konferencji odbywa się przez dokonanie przelewu w wysokości 100 % opłaty za uczestnictwo na rachunek Organizatora:

Warunki rezygnacji:

Do dnia 6.09.2024 r. – możliwa bezkosztowa rezygnacja.

Do dnia 21.10.2024 r. – możliwa rezygnacja po potrąceniu 50 % opłaty.

Do dnia 25.10.2024 r. – brak zwrotu kosztów.

  • Rezygnacje należy zgłaszać na adres e-mail: j.sochacka@lpr.com.pl.
  • Za datę przyjęcia rezygnacji uznaje się dzień roboczy (od poniedziałku do piątku) do godz. 14.00 w dniu wysyłki.
  • Jeśli rezygnacja wpłynie do organizatora w dzień wolny od pracy (sobota, niedziela, dni świąteczne), za datę przyjęcia rezygnacji uznaje się dzień roboczy, następujący po dniu wolnym.

PŁATNOŚĆ
Płatność przelewem zgodnie z ww. warunkami płatności.

Tytułem:Imię i nazwisko uczestnika –  Konferencja Ołtarzew;
Odbiorca:Lotnicze Pogotowie Ratunkowe
Numer konta:31 1130 1017 0020 1459 3620 0001

Liczba miejsc jest ograniczona, o udziale decyduje kolejność zgłoszeń.

Za przyjęte zgłoszenie uznawane jest zgłoszenie opłacone w 100 % we wskazanym terminie, na które zgłaszający otrzymał mailową odpowiedź potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia.

W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt:

j.sochacka@lpr.com.pl
tel. 665 012 825