Regulamin konferencji

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest terminowe przesłanie formularza zgłoszeniowego i uiszczenie opłaty. Ostatecznym potwierdzeniem uczestnictwa jest otrzymanie wiadomości e-mail od Organizatora informującej o przyjęciu zgłoszenia.
2. Uczestnik dojeżdża na miejsce Konferencji we własnym zakresie. Organizator nie pokrywa kosztów podróży.
3. Organizator zapewnia realizację zakresu tematycznego Konferencji przez wykwalifikowaną kadrę posiadającą odpowiednie przygotowanie merytoryczne i praktyczne doświadczenie w zakresie prowadzonego wykładu.
4. Organizator zapewnia podczas Konferencji odpowiednio przystosowaną salę dla wszystkich Uczestników.
5. Organizator informuje, że Konferencja będzie rejestrowana poprzez utrwalenie jej przebiegu w formie dokumentacji zdjęciowej. Fotografie mogą być prezentowane na stronach internetowych Organizatora oraz w materiałach promocyjnych, jak również stanowią formę udokumentowania zorganizowanej Konferencji. Wydarzenie jest także propagowane w mediach społecznościowych, dlatego wizerunek może być publikowany w mediach elektronicznych.
6. Uczestnicy otrzymają materiały konferencyjne, a po zakończeniu Konferencji każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa.
7. Organizator ma prawo odwołać Konferencję w przypadku zgłoszenia zbyt małej liczby Uczestników lub z innego powodu niezależnego od Organizatora.
8. Organizator ma prawo do modyfikacji programu Konferencji.
9. Uczestnik przez cały czas trwania Konferencji ma obowiązek nosić przypięty w widocznym miejscu identyfikator otrzymany w punkcie rejestracyjnym.
10. Podczas wydarzenia edukacyjnego Uczestnik ma obowiązek stosować się do zaleceń Organizatora oraz zasad obowiązujących w Hotelu Lamberton.
11. W ramach opłaty rejestracyjnej Uczestnicy mają zapewnione obiady, kolację oraz przerwy kawowe. Uczestnicy zainteresowani noclegiem mogą wybrać pakiet obejmujący usługę hotelową ze śniadaniem. Koszt pakietu zależy od wybranej opcji.
12. Dla wszystkich Uczestników Konferencji dostępny jest bezpłatny parking.

Uczestnik, wypełniając i przesyłając formularz zgłoszeniowy, jednocześnie akceptuje warunki udziału w Konferencji oraz zapisy niniejszego regulaminu, w tym:

1. Wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym przez Lotnicze Pogotowie Ratunkowe oraz inne podmioty upoważnione przez Organizatora, w celach związanych z organizacją i udziałem w Konferencji, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).
2. Wyraża zgodę na udostępnienie przez Lotnicze Pogotowie Ratunkowe swojego imienia i nazwiska Hotelowi Lamberton sp. z o.o. z siedzibą w Ołtarzewie przy ul. Poznańskiej 492, 05-850 Ołtarzew, w celu usprawnienia rejestracji Uczestnika.
3. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Organizator jest Administratorem Danych oraz że przysługuje mu prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne, ale stanowi warunek udziału w wydarzeniu edukacyjnym w celu zapewnienia rozliczalności uczestnictwa.
4. Wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku przez Organizatora lub inne osoby działające na jego zlecenie, w tym na jego zwielokrotnianie wszelkimi technikami, rozpowszechnianie i publikowanie w prasie, broszurach, ulotkach oraz mediach elektronicznych w związku z organizacją, udziałem, relacjonowaniem przebiegu i dokumentowaniem Konferencji. Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolna.
5. Organizator informuje, że zgoda Uczestnika może zostać cofnięta w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem.
6. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że jego wizerunek może zostać utrwalony i rozpowszechniany na podstawie:
   1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w przypadku monitoringu wizyjnego stosowanego w celu ochrony osób i mienia w miejscu wydarzenia;
   2. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie wyrażonej zgody, w przypadku innych zaplanowanych działań, takich jak nagrywanie Uczestników lub wykonywanie zdjęć do celów informacyjno-promocyjnych w Internecie i mediach społecznościowych;
   3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.
7. Konferencja ma charakter publiczny i będzie dokumentowana w formie fotorelacji oraz nagrań wideo. Udział w Konferencji jest dobrowolny. Wizerunek Uczestników może zostać utrwalony i rozpowszechniony na stronach internetowych oraz w portalach społecznościowych Organizatora związanych z działalnością LPR, w celach informacyjno-promocyjnych dotyczących ochrony zdrowia, edukacji, ratownictwa i prewencji, na zasadach określonych w art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 24 z późn. zm.), gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, publiczna impreza, warsztaty czy wykład. Udostępnienie wizerunku w szerszym zakresie, np. w formie portretu lub wywiadu, wymaga dobrowolnej zgody Uczestnika, o której mowa w pkt 4 niniejszego regulaminu. Uczestnik akceptuje klauzulę informacyjną Administratora zarówno w zakresie rekrutacji na wydarzenie edukacyjne, jak i bezpośredniego udziału w Konferencji.
8. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zakazu nagrywania zajęć dydaktycznych podczas wydarzenia edukacyjnego za pomocą telefonów, kamer, dyktafonów, oprogramowania komputerowego lub w jakiejkolwiek innej formie bez pisemnej zgody Organizatora.
9. Materiały szkoleniowe i konferencyjne otrzymywane przez Uczestnika podczas Konferencji są przeznaczone do celów edukacyjnych i nie mogą być powielane ani rozpowszechniane bez pisemnej zgody Organizatora.
10. Doba hotelowa trwa od godziny 14:00 w dniu przyjazdu do godziny 11:00 w dniu wyjazdu.
11. Na terenie hotelu obowiązuje zakaz spożywania alkoholu niezakupionego w hotelu. W przypadku naruszenia zakazu Uczestnik będzie zobowiązany do zapłaty kary w wysokości 500,00 zł za każdy stwierdzony przypadek.
12. Konferencja jest częściowo finansowana z funduszu prewencyjnego PZU Życie SA.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO; Dz. Urz. UE L 119/1) wskazujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Lotniczego Pogotowia Ratunkowego z siedzibą w Warszawie (01-934) przy ul. Księżycowej 5, tel. 22 299 99 31, e-mail: sekretariat@lpr.com.pl .
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Księżycowa 5, 01-934 Warszawa lub za pomocą poczty elektronicznej: iod@lpr.com.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO w celach wynikających z organizacji i uczestnictwa w Konferencji (wydarzeniu edukacyjnym). Udział jest oparty na wyrażonej zgodzie, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podanie danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny. Dane podane w formularzu zgłoszeniowym będą przetwarzane w celu organizacji, realizacji i rozliczenia Konferencji, co stanowi wykonanie umowy zawartej poprzez akceptację niniejszego regulaminu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie niezbędnym do wystawienia faktur i realizacji obowiązków podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w Konferencji.
4. Dane osobowe w zakresie wizerunku, głosu oraz wypowiedzi będą przetwarzane w celu dokumentowania, relacjonowania i informowania o działalności statutowej Organizatora w ogólnodostępnych formach publikacji, w tym na stronie lpr.com.pl oraz w mediach społecznościowych LPR, takich jak Facebook/Meta i YouTube, na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy wizerunek stanowi jedynie szczegół całości wydarzenia – art. 81 ust. 2 pkt 2 tej ustawy. Dane wskazane w pkt 3 i 4 będą przechowywane przez czas prowadzenia działań edukacyjnych i organizacyjnych wydarzenia oraz przez okres archiwizacji zgodny z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych albo do czasu wycofania zgody na przetwarzanie w tym celu, z uwzględnieniem, że publikacja w ogólnodostępnych formach, takich jak Facebook i YouTube, nie jest ograniczona czasowo ani terytorialnie.
5. Dane osobowe osób zgłaszających się za pośrednictwem formularza kontaktowego będą przetwarzane zgodnie z RODO w celu nawiązania kontaktu ze Zgłaszającym, przyjęcia zgłoszenia, udzielenia odpowiedzi na pytania lub uwagi, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
6. Udział w Konferencji jest dobrowolny, a przetwarzanie danych jest prowadzone w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegających na zorganizowaniu i przeprowadzeniu wydarzenia edukacyjnego.
7. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzanie może być również prowadzone w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na kontakcie z Panią/Panem, ustaleniu ewentualnych roszczeń oraz ochronie osób i mienia należącego do Administratora.
8. Odbiorcami danych osobowych będą osoby upoważnione przez Administratora, w tym pracownicy i współpracownicy, oraz podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, w szczególności dostawcy zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagających działalność. Odrębnym odbiorcą i administratorem danych w zakresie realizacji usług hotelowych, gastronomicznych oraz rozliczeń finansowych, w tym faktur, jest Hotel Lamberton sp. z o.o.
9. Co do zasady dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W związku z korzystaniem przez Administratora z dostawców usług IT, infrastruktury teleinformatycznej oraz narzędzi mediów społecznościowych, w tym serwisu Facebook/Meta, może jednak dochodzić do transferu danych poza EOG. W takich przypadkach bezpieczeństwo danych zapewniane jest na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, w szczególności programu EU–U.S. Data Privacy Framework, lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Prawo można zrealizować osobiście, korespondencyjnie lub za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany w pkt 1.
11. Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie. Prawo można zrealizować osobiście, korespondencyjnie lub za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany w pkt 1.
12. Na działania Administratora przysługuje Pani/Panu skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. W stosunku do Pani/Pana nie będą podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Dane będą przetwarzane w formie tradycyjnej i elektronicznej.
14. Administrator danych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie fizyczne, techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem lub dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Płatność za udział w Konferencji odbywa się przelewem w wysokości 100% opłaty za uczestnictwo, bezpośrednio na konto Hotelu Lamberton, po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia od Organizatora:

• Do 30 września 2026 r.: płatność w terminie do 7 dni roboczych od daty rejestracji poprzez formularz zgłoszeniowy .
• Od 1 października 2026 r.: płatność w terminie do 3 dni roboczych od daty rejestracji poprzez formularz zgłoszeniowy .
• Od 26 października 2026 r.: płatność w terminie do 1 dnia roboczego od daty rejestracji poprzez formularz zgłoszeniowy .

Nie ma możliwości zwrotu kosztów w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji. Uczestnikowi przysługuje jednak prawo do wskazania innej osoby, która weźmie udział w Konferencji w jego miejsce.